Документы по стандартизации
Конструкции металлические
«ЦНИИПСК им. Мельникова»
СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ
СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА
УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ И ЗАПИСЯМИ
СТО СМК 28-2004
Москва
2004
ЦЕНТРАЛЬНЫЙ ОРДЕНА ТРУДОВОГО КРАСНОГО ЗНАМЕНИ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ И ПРОЕКТНЫЙ ИНСТИТУТ СТРОИТЕЛЬНЫХ МЕТАЛЛОКОНСТРУКЦИЙ ИМЕНИ Н.П. МЕЛЬНИКОВА
|
|
ЦНИИПСКим. МЕЛЬНИКОВА
(Основан в 1880 г.)
|
|
СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ
Система менеджмента качества
УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ И ЗАПИСЯМИ
СТО СМК 28-2004
Предисловие
1 РАЗРАБОТАН и ВНЕСЕН отделом стандартизации ЗАО «ЦНИИПСК им. Мельникова»
2 ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ со дня утверждения его директором ЗАО «ЦНИИПСК им. Мельникова» 20 февраля 2004 г.
3 ВВЕДЕН впервые
4 Разработка, согласование, утверждение, издание (тиражирование), обновление (изменение или пересмотр) и отмена настоящего стандарта производится отделом стандартизации ЗАО «ЦНИИПСК им. Мельникова»
СОДЕРЖАНИЕ
|
1 Область применения. 2
2 Нормативные ссылки. 2
3 Термины и определения, сокращения. 3
4 Структура документации. 3
5 Общие требования к изложению и оформлению документов. 3
6 Управление документацией. 5
6.4 Внутренняя документация. 5
6.5 Внешняя документация. 6
7 Управление документами системы менеджмента качества. 6
7.2 Порядок управления Политикой в области качества. 7
7.3 Порядок управления Руководством по качеству. 7
7.4 Порядок управления стандартами организации - СТО СМК, СТО.. 7
7.5 Порядок внесения изменений и изъятия стандартов СТО СМК.. 8
7.6 Управление записями. 8
8 Ответственность. 9
Приложение А. Структура и состав документации института. 10
Приложение Б. Штамп статуса документации. 11
Приложение В. Пример оформления журналов учета документации. 11
Приложение Г. Блок - схема разработки стандартов организации. 11
Приложение Д. Записи по качеству. 13
|
Введение
Настоящий стандарт является обязательной документированной процедурой системы менеджмента качества, функционирующей в институте, разработанной в соответствии с требованиями семейства стандартов ИСО 9000 модель ГОСТ Р ИСО 9001-2001.
В соответствии с ГОСТ Р ИСО 9004-2001 характер и степень документированности организации должны отвечать контрактным, законодательным и другим обязательным требованиям, потребностям и ожиданиям потребителей и других заинтересованных сторон, а также устраивать организацию.
Настоящий стандарт устанавливает структуру документации, необходимой для разработки, внедрения и поддержания в рабочем состоянии системы менеджмента качества и эффективного выполнения производственных процессов, а также порядок управления документацией. Стандарт разработан в развитие п. 4.2 Руководства по качеству.
УТВЕРЖДАЮ
Директор ЗАО «ЦНИИПСК
им. Мельникова»
___________ В.В. Ларионов
20.02.2004 г.
СТО СМК 28-2004
СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ
|
Система менеджмента качества
УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ И ЗАПИСЯМИ
|
Дата введения 2004-02-20
1 Область применения
Настоящий стандарт устанавливает порядок и правила управления документацией с целью обеспечения единого методологического подхода в процессе разработки, утверждения, внесения изменений, хранения и изъятия документов.
Настоящий стандарт распространяется на все виды документов и предназначен для всех подразделений института.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие нормативные документы:
ГОСТ Р ИСО 9001-2001 Системы менеджмента качества. Требования
ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационной распорядительной документации. Требования к оформлению документов
ГОСТ 7.32-2001 Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления
3 Термины и определения, сокращения
В настоящем стандарте применены следующие термины и определения:
3.1нормативный документ: Документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов
(п. 2.1.18 ГОСТ Р 51.1-…)
3.2техническая документация (на продукцию): Совокупность документов, необходимая и достаточная для непосредственного использования на каждой стадии жизненного цикла продукции
(п. 3.8 ГОСТ 51.4-…)
3.3запись: Документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности
(п. 3.7.6 ГОСТ Р ИСО 9000-2001)
4 Структура документации
4.1 Структура и состав используемой в институте документации представлены на схеме, приведенной в приложении А.
4.2 Внутренняя документация института включает:
- организационно-распорядительную документацию (Устав; организационная структура; положения о Советах - НТС, диссертационном; положения о подразделениях и должностные инструкции; приказы и распоряжения руководства; внутренняя и внешняя переписка, документы по кадровому учету);
- производственную документацию, в том числе:
· по основной деятельности;
· по финансово-экономической;
· по системе менеджмента качества (СМК).
4.3 Внешняя документация состоит из:
- законодательной (Федеральные конституционные законы, Кодексы и Федеральные законы, Постановления правительства РФ, нормативно-правовые акты министерств и ведомств, другие правоустанавливающие документы);
- документов в области стандартизации, включающих действующий фонд нормативных документов на период до их отмены и федеральный информационный фонд технических регламентов и национальных стандартов в соответствии с ФЗ «О техническом регулировании» по мере их поступления;
- документов органов государственного надзора (Правила промышленной безопасности ПБ, руководящие документы РД, инструкции, положения, нормативные документы).
Отдельную категорию составляет документация, поставляемая заказчиком.
5 Общие требования к изложению и оформлению документов
5.1 Общим требованием для документов является наличие на каждом листе данных, позволяющих однозначно идентифицировать документ.
В обоснованных случаях данные по идентификации документа наносятся только на титульном листе, где приводят: наименование документа, его шифр (обозначение), фамилии разработчиков и дату разработки.
Обозначение документов производится в соответствии с порядком, установленным для данного вида документов соответствующими стандартами организации:
СТП 03-95 - обозначение НИР, НИОКР;
СТО СМК 07-2004 - обозначение стандартов организации и стандартов СМК;
СТП 09-03 - обозначение договоров;
СТП 12-00 - регистрация организационно-распорядительной документации;
СТП 15-03 - обозначение рабочей и проектной документации, в том числе отчетной документации по обследованию, экспертизе;
СТП 20-02 - регистрация документов в архиве (присвоение инвентарных номеров хранения).
5.2 Все документы должны иметь один из возможных статусов:
- учтенный (с номером);
- недействующий (со штампом «Недействующий» - приложение Б).
Сотрудники института в своей деятельности должны пользоваться только учтенными документами.
5.3 Для нормативных документов, один из экземпляров регистрируется как «Контрольный экз.», о чем в правом верхнем углу документа производится соответствующая подпись.
5.4 Каждый документ имеет только один контрольный экземпляр.
Учтенные экземпляры документов СМК с номером № 1 и подлинными подписями являются контрольными и хранятся в отдельных папках с надписью «Контрольные экз.» в отделе стандартизации.
5.5 Учтенные экземпляры документов регистрируются под индивидуальными номерами и распространяются поименно. При их отмене они переводятся в статус «недействующих» и подлежат уничтожению. При необходимости хранения этих документов на них проставляется штамп «Недействующий» и они хранятся отдельно от учтенных экземпляров.
В случае издания новой редакции документа (например, редакция 2) на всех копиях документов предыдущей редакции ставится штамп «недействующий» и они хранятся отдельно.
5.6 Все журналы учета документации, которые ведутся в институте, должны иметь следующие данные:
на титульном листе:
- название института и его подразделения;
- название журнала, даты начала и окончания;
на первой странице:
- должность ответственного за ведение журнала;
- подписи сотрудников института с расшифровкой фамилий, имеющих право заносить записи в данный журнал.
При внесении изменений в записи журнала проставляется подпись лица, внесшего эти изменения, и дата внесения.
Пример оформления журналов учета документации приведен в приложении В.
5.7 Условия хранения документации должны обеспечивать сохранность, рациональное размещение документации, предупреждать ее повреждения и потери, а также исключать свободный доступ посторонних лиц. Порядок и условия хранения документации установлены СТП 20-02.
5.8 Все документы, в зависимости от их вида, имеют единообразную структуру оформления и изложения.
Все документы должны иметь пронумерованные страницы, утверждающие подпись и быть датированы.
Подлинники всех документов подписываются синими чернилами.
5.9 Разработка документов, проверка на адекватность, анализ, актуализация по мере необходимости, пересмотр, согласование и утверждение осуществляется ведущими специалистами института.
Ответственность за ведение, обращение и хранение всех документов несут руководители соответствующих подразделений.
6 Управление документацией
6.1 Управляемыми считаются документы, подготовка, идентификация, рассмотрение, согласование, распределение, хранение и пересмотр которых осуществляется на основе заранее установленных, систематически используемых правил.
6.2 Процедура управления документацией должны предусматривать:
- проверку документов на адекватность до их выпуска;
- анализ и актуализацию по мере необходимости разработки и переутверждения документов;
- идентификацию документов и их изменений;
- хранения и изъятия устаревших документов;
- обеспечение учета версий документов при их пересмотре.
6.3 Порядок управления разрабатываемой и используемой институтом документацией установлен соответствующими стандартами СМК, ГОСТ, РД. Особенности управления отдельными документами изложены в разделах 6 - 8 настоящего стандарта.
6.4 Внутренняя документация
6.4.1 Организационно-распорядительные документы оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30 и СТО СМК 12-2004.
Для большинства организационно-распорядительных документов разработаны единые формы, бланки, образцы составления.
6.4.2 Положения о подразделениях разрабатываются руководителями подразделений с учетом направления их деятельности, тематики и специфики работы подразделения.
Положения о работе подразделений, организация и управление их деятельностью, основные функции, структурный и кадровый состав устанавливаются с учетом рекомендаций и положений «Справочника проектировщика», выпуски ЦНИОпроект - ИНВЕСТ, 1997 г.
Должностные инструкции разрабатываются руководителями подразделений для подчиненных им сотрудников.
Положения о подразделениях, должностные инструкции утверждаются директором.
6.4.3 Финансово-экономическая документация разрабатывается и ведется на основе действующего законодательства, Трудового и Налогового Кодексов РФ, Положений бухгалтерского учета (ПБУ) и других утвержденных документов.
Порядок заключения договоров и оформления договорной документации установлен СТП 09-03.
6.4.4 Управление документацией по основной деятельности осуществляется соответственно разработанной документации СМК, устанавливающей порядок выполнения производственных процессов и взаимодействий между ними. Степень детализации документации зависит от значимости работ, требуемого уровня контроля, уровня компетентности персонала.
Документальное оформление процедур выполнения работ является необходимым для утверждения и совершенствования производственных процессов, служит источником информации для персонала.
Порядок управления документацией по основной деятельности установлен:
СТО СМК 29-2004, СТП 17-00, СТП 14-02, СТП 15-03, СТП 18-02 - для проектной и рабочей документации;
СТО СМК 21-2004 - для документации по патентно-лицензионной работе;
СТП 22-02 - для документации по авторскому надзору;
ГОСТ 7.32 - для отчетов по НИР, НИОКР;
Федеральным законом «О техническом регулировании», СТО СМК 07-2004 - для документации по стандартизации.
6.5 Внешняя документация
6.5.1 Базовым уровнем действующей системы менеджмента качества являются законодательные и государственные нормативные документы, требования которых подлежат выполнению при реализации системы.
6.5.2 Законодательная документация (Законы РФ, нормативно-правовые акты правительства РФ, министерств и ведомств и другие правоустанавливающие документы) поступает в институт в виде официальных публикаций в сборниках, газетах, журналах, которые хранятся в ОНТИ и в электронно-цифровой форме программного комплекта «Гарант» в юридическую службу института. Юрисконсульт доводит информацию до сведения руководства и сотрудников института и проводит согласование правомерности документов.
6.5.3 Нормативная документация поступает в ОНТИ, где сформированы фонды:
- нормативной документации национальной системы стандартизации, включая международные и межгосударственные стандарты, ГОСТы и методические документы Госстандарта, отраслевую документацию и др.;
- документации по нормам проектирования в области строительства (СНиП, СП, РД и др.);
- нормативной документации органов государственного надзора - Госгортехнадзора, Госархстройнадзора, Госатомнадзора, Противопожарной службы, Госкомэкологии (ПБ, ППБ, РД, Методические указания и положения, ПНАЭ и др.).
6.5.4 Вся поступающая в фонды документация проходит учет (регистрацию), один из экземпляров регистрируется как «Контрольный». На официальные издания документов, поступающих в одном экземпляре, проставляется штамп «Не выдается».
6.5.5 Нормативная документация в области стандартизации содержится также в программном комплекте «Кодекс», который периодически обновляется.
6.5.6 Изменение и дополнение нормативных документов производится на основе периодической информации Госстандарта (ИУС - «Информационный указатель стандартов») и Госстроя (БСТ - «Бюллетень строительной техники»). Текст изменений размножается и вносится во все экземпляры документов, а также доводится до сведения держателей в отделах.
6.5.7 Актуализация и пополнение фондов осуществляются на основании ежегодной информации «Общероссийского строительного каталога СК-1», «Указателя государственных стандартов», «Перечня действующих нормативных документов Госгортехнадзора России» и других.
6.5.8 Документация, поставляемая Заказчиком, регистрируется сотрудниками подразделений в журналах регистрации данных, поступивших от Заказчика, и доводится до сведения всех исполнителей данного договора.
Поступившая документация хранится и используется исполнителем в течение выполнения данной работы, а затем передается в составе работы на хранение в архив или, по договоренности, возвращается Заказчику.
7 Управление документами системы менеджмента качества
— Все документы — Производственно-отраслевые стандарты — СТО СМК 28-2004 УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ И ЗАПИСЯМИ
В Госдуме заявили о новой мере поддержки для переживших стихийное бедствие
Правительство разработало новый законопроект о ликвидации незаконных свалок
Юрист Локтионова: на даче нельзя выращивать мак снотворный и ипомею трехцветную
Минстрой России: Москва стала самым комфортным для проживания городом России
Городом с самыми дешевыми квартирами в новостройках оказался Воронеж