— Все документы — Нормативные документы по надзору в области строительства — Нормативные документы по архитектурно-строительному надзору — ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

ГЛАВГОСЭКСПЕРТИЗА РОССИИ

ПОРЯДОК
подготовки и оформления документов

Москва

1999

Содержание

1. Область применения

2. Состав реквизитов документов

3. Требования к оформлению реквизитов документов

4. Требования к бланкам документов и оформлению документов

5. Правила изготовления документов с помощью печатающих устройств, включая средства электронно-вычислительной техники

6. Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации

Приложение 1СХЕМЫ расположения реквизитов документов

Приложение 2ОБРАЗЦЫоформления служебных документов

Приложение 3ОБРАЗЦЫбланков некоторых видов служебных документов

1. Область применения

Порядок подготовки и оформления документов разработан в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Настоящий порядок распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) (далее документы) - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:

- федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

- предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

2. Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении служебных документов используются следующие реквизиты (приложение 1):

2.1.

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - код формы документа;

06 - наименование организации;

07 - справочные данные об организации;

08 - наименование вида документа;

09 - дата документа;

10 - регистрационный номер документа;

11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 - место составления или издания документа;

13 - гриф ограничения доступа к документу;

14 - адресат;

15 - гриф утверждения документа;

16 - резолюция;

17 - заголовок к тексту;

18 - отметка о контроле;

19 - текст документа;

20 - отметка о наличии приложения;

21 - подпись;

22 - гриф согласования документа;

23 - визы согласования документа;

24 - печать;

25 - отметка о заверении копии;

26 - отметка об исполнителе;

27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 - отметка о поступлении документа в организацию;

29 - отметка для автоматического поиска документа.

2.2. Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, а также отметки для расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 14, 17, 18, 19. Возможно использование реквизита 19 при применении трафаретных текстов документов

2.3. При оформлении документов используют следующие реквизиты 09, 10, 11, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29.

Документ должен иметь следующие обязательные реквизиты: наименование автора документа (наличие бланка организации), название вида документа (кроме писем), заголовок к тексту, дату, регистрационный номер, текст, визы, подпись, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

В процессе подготовки и оформления служебных документов состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами.

Дополнительными реквизитами документа являются гриф утверждения (для заключений обязательно), адресат (для писем обязательно), отметка о заверении копии, печать, гриф внешнего согласования, отметка о наличии приложения, индекс предприятия связи (почтовый и телеграфный адрес, номер абонентского телеграфа, номер телефона), место составления или издания, фамилия исполнителя и номер его телефона (для писем обязательно), ссылка на индекс и дату входящего документа.

3. Требования к оформлению реквизитов документов

3.1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

3.2. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3.3. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

3.4. Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

3.5. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

3.6. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках - русском и национальном.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

3.7. Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адресов электронной почты и др.).

3.8. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД.

В письмах наименование вида документа не указывается.

3.9. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дату документа проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании.

Дату документа оформляют тремя парами цифр в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 4 июля 1999 года следует оформлять: 04.07.99, дату 1 января 2000 года - 01.01.2000.

При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например 4 июля 2000 года.

3.10. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Ссылка в тексте на какой-либо документ должна включать наименование, дату и регистрационный номер документа, а также наименование организации, например:

…постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.99 №124 предусмотрено…, при этом сначала указывается дата, затем номер.

При подготовке ответа конкретному адресату на конкретное обращение обязательна ссылка на регистрационный (исходящий) номер и дату документа адресата (проставляется в левом верхнем углу перед заголовком к тексту).

3.12. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

3.13. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, для служебного пользования, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

3.14. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Верховный Суд Российской Федерации

Хозяйственное управление

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Заместителю Министра экономики Российской Федерации

Коссову В.В.

или

Генеральная прокуратура

Российской Федерации

Старшему помощнику генерального прокурора Российской Федерации

Мельникову А.Т.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно в именительном падеже, например:

Территориальные органы государственной вневедомственной экспертизы субъектов Российской Федерации

Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с Почтовыми правилами, при этом сначала указывается наименование организации, затем почтовый адрес, например:

АО «Пермгражданпроект»

614099, г. Пермь, ул. Т. Хасана, д.7а

Адрес не проставляется на документах, направляемых в вышестоящие органы и постоянным корреспондентам. В этом случае применяются конверты с заранее оформленными адресами.

При направлении документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя. Например:

460002, г. Оренбург, ул. Постникова, д.32а

Ушакову Н.М.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают, например:

Минэкономики России

Минфин России

Минюст России

Минтруд России

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки документа, например:

Министерства и ведомства

Российской Федерации

(по списку)

3.15. Документ утверждаются должностным лицом (должностными лицами) или издаваемым документом.

Гриф утверждения располагают в верхнем правом углу документа. Гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточий), оформленного прописными буквами, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Начальник

Главгосэкспертизы России

личная подпись Ю.Б. Жуковский

04.08.99

При утверждении документа двумя должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

УТВЕРЖДАЮ

Начальник Главгосэкспертизы

России

Глава Администрации

Вологодской области

При утверждении документа приказом или протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (баз кавычек и двоеточий), оформленного прописными буквами, наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера.

Например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказ Главгосэкспертизы России

от 01.03.99 №6.

3.16. Резолюция - реквизит документа, оформляемый соответствующим должностным лицом и содержащий принятое решение по данному документу.

Резолюция включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

Зайцевой А.В.

Егоровой Е.М.

Прошу подготовить проект ответа.

Срок исполнения - 15.12.99.

личная подпись

01.12.99

Резолюция оформляется на бланке формата А6 (10,4 мм ´ 14,5 мм) или оформляется от руки на подлиннике документа на свободном от текста месте.

3.17. 3аголовок к тексту документа - краткое изложение содержания документа. Он должен быть максимально кратким, точно передавать смысл текста.

Заголовок оформляется от левого поля и начинается с предлога «О» или «Об».

Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа.

Например: приказ (о чем?)

Об архиве Главгосэкспертизы России

или:       письмо (о чем?)

О проведении экспертизы проектно-

сметной документации

При этом краткое содержание может быть дополнено информацией, конкретизирующей наименование вида документа, входящий номер и дату, например:

О Порядке проведения государственной

экспертизы градостроительной и проектной

документации в Российской Федерации

Поручение Госстроя России от 02.03.99

№ПП-377

Заголовок не составляется к тексту документов, оформленных на бланках формата А5.

3.18. Отметка о контроле - это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

3.19. Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Тексты пишут только на русском языке при направлении их:

- в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

- на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию.

Подготавливаемые служебные документы должны быть краткими, обоснованными, конкретными и логически последовательными. Текст должен излагаться простым и ясным языком, быть тщательно отредактирован. Содержание текста должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты, наименование документа, наименование организации-автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Тексты документов оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или соединения этих форм (например, договор на выполнение экспертных работ).

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В письмах необходимо использовать следующие формы изложения:

¨ от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

¨ от первого лица единственного числа («считаю необходимым», прошу командировать»);

¨ от третьего лица единственного числа («Главгосэкспертиза России не возражает», «Главгосэкспертиза России считает возможным»).

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.п.), а также в документах, адресованных вышестоящей организации, изложение должно идти от первого лица единственного числа «приказываю», «предлагаю», «прошу».

3.20. Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется от левого поля по следующей форме:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:       1. Заключение Главгосэкспертизы России от 01.01.99

№24-5-1/10-22 на 30 л. в 1 экз.

2. Проектно-сметная документация - 4 книги.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. в первый адрес.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение:       письмо Администрации Воронежской области

от 18.02.99 №2-1/8 и приложение к нему,

всего на 30 л.

В приложении к документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования документа, его регистрационного номера и даты, например:

Приложение 1

к приказу Главгосэкспертизы

России от 03.07.99 №11.


Возврат к списку
(Нет голосов)

Комментарии (0)


Чтобы оставить комментарий вам необходимо авторизоваться
Самые популярные документы
Новости
Все новости