ГЛАВГОСЭКСПЕРТИЗА РОССИИ
ПАМЯТКА
о некоторых правилах написания и
условностях, которые необходимо соблюдать при подготовке и оформлении
документов
Москва 1999
ВВЕДЕНИЕ
Рациональное составление служебных документов с
учетом их особенностей является весьма актуальной задачей в деле
совершенствования и повышения эффективности управленческого труда и требует
знания определенных правил и норм работы с документами.
Цель настоящей Памятки
состоит в том, чтобы показать специфику языка служебной документации и
ознакомить специалистов учреждений, организаций, предприятий и т.п. с
методическими рекомендациями по составлению текстов деловых документов,
выработанных на основе накопленного опыта, сложившихся традиций и новейших
достижений в области документационной лингвистики.
Памятка составлена с учетом
требований нормативных и методических документов в области делопроизводства и
архивного дела, а также правил написания наименований федеральных органов
исполнительной власти, общественных организаций, государственных учреждений и
предприятий, должностей, званий и т.п. В ней приводятся примеры написания
отдельных слов и словосочетаний, даются рекомендации по обеспечению делового
стиля документов, основные требования при составлении и унификации тестов
документов.
Памятка разъясняет и
конкретизирует порядок применения и внедрения ГОСТ Р 6.30-97
«Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов», включает методические рекомендации по оформлению документов, а
также отражает терминологическую систему понятий в области делопроизводства и
архивного дела (ГОСТ Р 51141-98,
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).
Памятка состоит из 6 разделов.
Памятка призвана оказать
помощь специалистам учреждений, организаций, предприятий и т.п. при подготовке
и оформлении служебных документов.
Содержание
I. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ТЕКСТОВ ДОКУМЕНТОВ
II. ПРАВИЛА НАПИСАНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ НАИМЕНОВАНИЙ. СЛОВ И СЛОВОСОЧЕТАНИЙ
III. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ПЕРЕДАВАЕМЫХ ПО КАНАЛАМ ЭЛЕКТРОСВЯЗИ
IV. ПРИМЕРЫ НАИБОЛЕЕ ЧАСТО ВСТРЕЧАЮШИХСЯ НЕПРАВИЛЬНЫХ ОБОРОТОВ РЕЧИ И ИХ ПРАВИЛЬНОЕ УПОТРЕБЛЕНИЕ
V. ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ПЕЧАТЬ
VI. КРАТКИЙ СЛОВАРЬ НАИБОЛЕЕ ЧАСТО УПОТРЕБЛЯЕМЫХ ТЕРМИНОВ В СФЕРЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
ИСТОЧНИКИ РАЗРАБОТКИ
I.
ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ТЕКСТОВ ДОКУМЕНТОВ
1.1. Текст документа несет основное смысловое содержание документа
-управленческое действие, решение, коммерческую сделку и т.д.
1.2.
В соответствии с видом документа выбираются композиционная структура, стиль
изложения и языковые средства.
Текст документа составляют
на русском или национальном языке субъекта Российской Федерации (далее по
тексту - национальном) в соответствии с законодательством Российской Федерации
и субъектов Российской Федерации о государственных языках.
Тексты документов в
соответствии с ГОСТ Р 6.30-97
«Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов» пишут только на русском языке при направлении их:
· в федеральные органы государственной власти,
органы государственной власти субъектов Российской Федерации;
· на предприятия, в организации и их объединения,
не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или
расположенные на территории других субъектов Российской Федерации;
Документы, направляемые
зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны, в которой размещается
корреспондент, или на английском языке.
1.3.
В деятельности организаций могут использоваться унифицированные тексты
документов, представленные в форме связного текста, трафарета, анкеты, таблицы
или сочетания этих форм.
1.4.
Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически
согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при
подготовке уставов, положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений,
указаний, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, служебных записок,
писем, справок и т.д.
Связные тексты допускается
подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы
могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов пишутся с прописной
буквы (допускается их написание прописными буквами). Точка в конце заголовков и
подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими
цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной
буквы и заканчивается точкой.
Текст, как правило, состоит из двух частей. В
первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления
документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с
ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу.
В тексте документов, подготовленных на основании или в развитие документов
других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты:
название вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок.
Например:
В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от
24 ноября 1999 года №148 «Об утверждении Положения о Госстрое России».
Во второй части излагаются
решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Если содержание документа не
нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только
заключительную часть. Например: приказы -распорядительную часть без
констатирующей; письма - просьбу без пояснения.
1.5.
При подготовке документов, составленных по однотипным повторяющимся ситуациям
(приказов по личному составу, договоров контрактов, актов, сопроводительных,
гарантийных и рекламных писем претензий, заявок, заключений и т.д.)
рекомендуется разрабатывать или использовать унифицированные формы с
трафаретным текстом. Еслиподготовка
документов ведется на средствах электронно-вычислительной техники (ЭВТ),
необходимо использовать базу данных «текстовых заготовок».
1.6.
Текст документов, регулирующих деятельность организации (положение, устав,
должностная инструкция и т.д.) состоит из разделов, пунктов и подпунктов.
Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок.
Структура текста положения об организации или о ее
подразделении состоит из следующих разделов:
1. Общие положения.
2. Задачи.
3. Функции.
4. Права.
5. Ответственность.
6. Взаимоотношения.
Структура
должностной инструкции включает следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Функции.
3. Права.
4. Ответственность.
5 .Взаимоотношения.
1.7. В распорядительных документах организации, издаваемых принципах
единоначалия (приказ, указание, распоряжение) используется форма изложения
текста от первого лица единственного числа
(ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ, СЧИТАЮ НЕОБХОДИМЫМ).
В первой части
распорядительного документа может указываться основание или причина составления
документа. Во второй части излагается решение руководителя. Если содержание
документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только
распорядительную часть. Текст приказов в таких случаях начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ.
Распорядительная часть может
делиться на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей
и выполнение различных по характеру действий. Действия одного характера или
исполнителя перечисляются в одном пункте. Пункты, которые включают
управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с
глагола неопределенной формы. Например:
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Создать комиссию в следующем составе...
В том случае, если
управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий
пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя
(инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже.
Сведения об управленческом
действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением
объекта действия.
Например:
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Начальнику Общего отдела Лисаченко И.А. осуществлять контроль за
выполнением машинописных работ.
Указание срока исполнения
дается отдельной строкой и оформляется тремя парами цифр. Например:
Срок представления - 15.09.99.
В последнем пункте
распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается
контроль за исполнением распорядительных документов. Например:
3. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника Общего
отдела Лисаченко И.А.
или
3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
1.8. В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного
числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ).
Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного лица.
Текст протоколов состоит из двух
частей: вводной и основной.
Вводная часть строится по
схеме:
Председатель -
Секретарь -
Присутствовали:
Текст основной части
протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст
каждого раздела состоит из трех частей:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ:
Протокол может фиксировать
решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола
должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к
протоколу.
При наличии особого мнения
по принятому решению оно записывается в протокол (после соответствующего
протокольного решения).
1.9. Акт составляется несколькими лицами и подтверждает установленные факты или
события. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во
вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого
актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и
дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются
наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в
именительном падеже). Если акт составлен комиссией (например, экспертной) то
первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается
приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц,
участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии
располагаются в алфавитном порядке.
Слова «Основание»,
«Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.
В констатирующей части акта
излагаются цели и задачи, характер проделанной работы, установленные факты, а
также выводы и заключения. Констатирующая часть заканчивается сведениями о
количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта
определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами,
регламентирующими составление акта. Например:
Составлен в 3-х экземплярах:
1-й экземпляр -
2-й экземпляр -
3-й экземпляр -
1.10. Текст договоров (соглашений, контрактов)
фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует
эти отношения. Договор (контракт) содержит следующие сведения, например:
· наименование сторон (полное и сокращенное
название);
· наименование работы (предмет контракта), ее
этапы и результаты выполнения;
· наименование документа, в соответствии с
которым выполняется работа;
· срок действия договора;
· начало и окончание работ по договору;
· стоимость работы и порядок расчета;
· порядок сдачи и приемки работы;
· юридические адреса сторон (с указанием
почтовых адресов, банковских реквизитов, номера телефонов, факсов);
· подпись руководства организации.
Текст договора (контракта)
подразделяется на разделы, пункты и подпункты.
1.11. Текст доверенности фиксирует факт предоставления
права доверенности лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя
(организации или физического лица).
Официальные доверенности
выдаются организацией своему представителю на совершение сделок, получение
денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени организации.
В тексте официальной доверенности указываются следующие сведения, например:
· должность и паспортные данные доверенного
лица;
· организация, в которой производятся действия
по доверенности
· вид действий;
· образец подписи лица, получившего
доверенность;
· срок действия доверенности;
· подпись руководства организации (автора
доверенности).
1.12.
По содержанию и назначению письма,
как вид документа, могут быть инструктивные (директивные), гарантийные, информационные,
рекламные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы
и др. При заключении контрактов с иностранными партнерами используются
кредитные письма.
Письмо целесообразно
готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию по
нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по
каждому из них.
Письмо может касаться
нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном
структурном подразделении организации-адресата.
В деловой переписке принята
форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем,
направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее
письмо, выступает от имени организации.
Допускается форма изложения
текста от третьего лица единственного числа, например: Госстрой России не
возражает.
Форма изложения текста письма от первого лица
единственного лица (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможна в двух
случаях:
· письмо оформляется на должностном бланке;
· письмо носит конфиденциальный характер или
содержит персональное обращение к адресату.
Письма могут быть простыми и
сложными. Простые письма составляют в случаях, когда не требуется изложения
сложных в административном или юридическом отношениях ситуаций. Простое письмо
может иметь одну ил две смысловые части.
Письмо, состоящее из одной
части - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без
обоснования, выражение благодарности или сочувствия и др.
Если письмо состоит из двух
частей, то первая - это обоснование письма, изложение причин его написания,
мотивировка, а вторая - заключение, просьба или отказ, напоминание,
предложение, согласие, выражение гарантии и т.п.
Текст простого письма не
должен превышать 1-2-х машинописных страниц.
Сложные письма составляются
по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки,
аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб.
Сложные письма могут
содержать до 5-ти страниц текста. Они состоят следующих основных частей:
· обращение;
· вступление;
· основное содержание;
· заключение.
Если ситуация требует
непосредственно обратиться к должностному лицу, обращение является обязательным
элементом.
При обращении к адресату учитывается
его служебное положение, сферы деятельности и т.д.
В ГОСТе Р 6.30-97 не нашел
разрешения вопрос о правилах обращения к получателю документа.
Наиболее часто
употребляемыми формами обращения являются, например:
Уважаемый Сергей Петрович!
Господин Титов!
Сергей Петрович!
Уважаемый господин Титов!
Уважаемый г-н Титов!
Уважаемая госпожа Петровская!
Уважаемые господа! (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма.
Глубокоуважаемый товарищ Петров!
При обращении к должностным
лицам высших и центральных федеральных органов власти, президентам
(председателям) обществ, компаний, фирм, а также к духовным лицам, различных
вероисповеданий, допускается обращение с указанием должности без фамилии.
Например:
Господин Президент!
Ваше Преосвященство!
Во вступлении формулируется
тема письма, объясняющая причины его написания.
Вступление может содержать:
· ссылку на документ (организационно-правовой,
распорядительный, нормативный, договорный, информационный или
справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим
основанием или поводом для письма;
· констатацию факта, события, сложившейся
ситуации.
Основное содержание письма
составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые
доказательства.
Заключение представляет
собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов,
напоминаний. Заключение начинается словами «просим» (письмо-просьба или
запрос), «высылаем», «направляем», «представляем» (сопроводительное письмо),
«сообщаем» (информационное письмо).
Заключительная часть письма
может заканчиваться формулой вежливости. Например: «С уважением... », «Искренне Ваш...».
Заключительная формула
вежливости отделяется от названия должности запятой.
Например:
С уважением,
Начальник личная подпись Ю. Б. Жуковский
1.13. Анкета - это форма представления унифицированного теста документа, в котором характеризуется
один объект по определенным признакам. Форма анкеты применяется при изложении
цифровой или словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых
и других документах.
Постоянной информацией в
анкете являются наименование признаков, а переменной - их характеристики. При
построении анкеты постоянная информация выражается существительными в
именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество; или словосочетаниями,
опорным словом в которых является существительное, например: структурное
подразделение, последнее место работы.
Заполненная анкета является
примером структурированного представления текста документа.
1.14. Таблица - форма представления унифицированного теста, содержащего информацию, являющуюся
характеристикой нескольких объектов по ряду признаков. Форма таблицы
применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких
объектах по ряду признаков. Табличные тексты применяются в
отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских
организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность,
штатное расписание, план работы, перечень и т.п.).
Таблицы имеют
два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки.
Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки
граф (головка таблицы), а наименования объектов - заголовок и подзаголовки
строк таблицы, расположенных крайне левой графе (боковик таблицы). Например:
Заголовок строк | Заголовок граф |
Подзаголовки граф |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Подзаголовки
строк | | | | |
| | | |
| | | |
| | | |
Графы таблиц должны быть
пронумерованы, если таблица печатает более, чем на одной странице. На
последующих страницах печатаются номер граф.
Заголовки граф пишутся с
прописных букв, а подзаголовки со строчных, если они составляют одно целое с
заголовком, т.е. поясняют его, например:
Таблица 1
(тыс. руб.)
| Объем строительно-монтажных работ, выполненных |
подрядным способом | хозяйственным способом |
Если подзаголовок имеет
самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы, например:
Таблица 2
Комментарии (0)
Чтобы оставить комментарий вам необходимо авторизоваться