ГЛАВГОСЭКСПЕРТИЗА РОССИИ
ПОРЯДОК
формирования, подготовки и передачи дел в архив
Москва
1999
Подготовка и передача дел в архив осуществляется в
соответствии с настоящим Порядком, разработанным в соответствии с федеральным
законодательством по вопросам архивного дела, нормативными актами Федеральной
архивной службы России, нормативно-методическими документами по
документационному обеспечению управления (ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов», ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения», Основными правилами работы ведомственных
архивов.
1. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
1.1. Основные требования к формированию дел
1.1.1. Формированием дел называется группировка исполненных
документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Дела формируются работниками службы документационного
обеспечения, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях
организации.
Формирование дел осуществляется под непосредственным
методическим руководством архива организации.
1.1.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие
основные требования:
- подшивать в дело только зарегистрированные, исполненные
и оформленные документы в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования
к оформлению документов» и других нормативных актов по делопроизводству;
- включать в дело документы, соответствующие по своему
заголовку номенклатуре дел с учетом содержания, разновидности и срока хранения;
- группировать в дело законченные делопроизводством
документы одного календарного года, за исключением переходящих дел и личных
дел, которые формируются в течение всего периода работы специалиста в
организации;
- документы постоянного и временного сроков хранения
необходимо группировать в отдельные дела;
- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
- дело должно содержать не более 250 листов, его толщина
не должна превышать 4 см;
- запрещается включать в дела черновые, рукописные,
незарегистрированные, неисполненные, неподписанные документы и документы,
подлежащие возврату.
Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы
они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При
этом документы располагаются в хронологической последовательности (входящие - по
датам поступления, исходящие - по датам отправления).
Приложения к документам, независимо от даты их
утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они
относятся.
1.2.
Группировка различных категорий документов
1.2.1. Протоколы, приказы, распоряжения, постановления и
другие организационно-распорядительные документы организации группируются в
дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в соответствии с
номенклатурой дел.
1.2.2. Приказы по основной деятельности группируются отдельно
от приказов по личному составу.
1.2.3. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными
документами, являются приложениями к ним и формируются вместе с указанными
документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то
их группируют в самостоятельные дела.
1.2.4. Протоколы совещаний располагаются в делах в
хронологическом порядке.
1.2.5. Отчеты и планы подшиваются в дело того года, к которому
они относятся, независимо от даты их получения или составления (например: годовой
отчет организации (баланс), планы организационно-технических мероприятий,
публикаций и технической учебы организации, планы работы организации и
структурных подразделений и т.п.).
1.2.6. Лицевые счета служащих и личные дела уволенных сотрудников
группируются в отдельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке.
1.2.7. Переписка с министерствами, ведомствами, организациями,
а также переписка по предложениям, заявлениям и жалобам граждан подшивается в
дела по датам подготовки ответов, при этом документ-ответ помещается за
документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу,
начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с
указанием на копии ответа индекса дела предыдущего года.
1.2.8. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам
работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются
раздельно от заявлений граждан по личным вопросам.
2. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ
2.1. Основные требования к оформлению дел
2.1.1. Оформление дел осуществляется работниками службы
документационного обеспечения управления организации или другими структурными
подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел при
методической помощи и под контролем архива организации.
2.1.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел.
2.1.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения,
временного хранения (свыше 10-ти лет) и дела по личному составу.
2.1.4. Полное оформление дел предусматривает:
- подшивку или переплет документов в дела (п. 2.2);
- нумерацию листов в деле (п. 2.3);
- составление внутренней описи документов дела (п. 2.4);
- составление листа-заверителя дела (п. 2.5);
- внесение необходимых сведений в реквизиты обложки дела
(п. 2.6).
2.1.5. Частичному оформлению подлежат дела временного хранения
(до 10-ти лет включительно). Их допускается хранить в скоросшивателях, не
проводит пересистематизацию документов в деле, листы не нумеровать, внутренней
описи и листа-заверителя дела не составлять.
2.2. Подшивка (переплет)
документов в деле (к п. 2.1.4)
2.2.1. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре
прокола в специальную твердую папку с учетом возможности свободного чтения
текста всех документов, дат, резолюций и т.п. При подготовке дел к подшивке
металлические булавки и скрепки из документов удаляются. В начале дела перед
документами подшивается чистый лист бумаги формата А4.
2.2.2. Дела с лицевыми счетами сотрудников подлежат переплету.
2.3. Нумерация листов в деле
(к п. 2.1.4)
2.3.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка
расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов
внутренней описи дела, листа-заверителя дела и распорядительных листов между
комплектами документов по экспертизе объектов, нумеруются валовой нумерацией
арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным
графитным карандашом.
2.3.2. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие специфические
документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной
стороне в левом верхнем углу.
2.3.3. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезки,
фотографии и т.п.) нумеруются как один лист.
2.3.4. Сложенный лист (формата А2, А3) разворачивается и
нумеруется в правом верхнем углу как один лист.
2.3.5. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при
этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в
конверт.
2.3.6. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией
листов (включая печатные издания) должны нумероваться в общем порядке.
2.3.7. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по
каждому тому отдельно.
2.3.8. Запрещается применение чернил и цветных карандашей для
нумерации листов.
2.3.9. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах
допускается употребление литерных номеров листов (например: 37, 37а, 37б и
т.д.).
2.4. Составление внутренней
описи (к п. 2.1.4)
2.4.1. Для учета документов дел постоянного и временного (свыше
10 лет) хранения и документов по личному составу (75 лет) составляется
внутренняя опись.
2.4.2. В необходимых случаях по согласованию с архивом составляется
внутренняя опись к документам на дела сроком хранения до 10 лет, к которым
относятся документы с грифом «ДСП»; предложения, заявления и жалобы граждан и
т.п.
2.4.3. Внутренняя опись составляется на листе(ах) формата А4 по
установленной форме (приложение 1), которая
содержит следующие сведения:
- порядковый номер документов в деле;
- заголовок (краткое содержание) документов;
- дата документов;
- индекс (регистрационный номер) документов;
- номера листов дела, на которых расположен каждый
документ.
2.4.4. Внутренняя опись имеет самостоятельную нумерацию
листов.
2.4.5. Внутренняя опись подписывается ее составителем с
указанием должности, расшифровка подписи и даты составления описи.
2.5. Составление
листа-заверителя дела (к п.
2.1.4)
2.5.1. Для учета количества листов в деле и фиксации
особенностей их нумерации составляется лист-заверитель дела.
2.5.2. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе
формата А4 по установленной форме (приложение 2).
2.5.3. В листе-заверителе дела указывается цифрами и прописью
количество пронумерованных листов внутренней описи (при ее наличии).
2.5.4. В листе-заверителе оговариваются следующие особенности
нумерации документов дела:
- наличие литерных листов и пропущенных номеров;
- номера листов с неустранимыми дефектами (порванные
листы, листы, залитые чернилами и т.п.).
2.5.5. Все последующие изменения в составе и состоянии дела
(повреждения, замена подлинников копиями, присоединение новых документов и
т.д.) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
2.6. Оформление обложки дела
постоянного и временного (свыше 10-ти лет) хранения (к п.
2.1.4)
2.6.1. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10-ти лет)
хранения и по личному составу оформляется согласно приложению 3.
На обложке дела указываются:
- наименование структурного подразделения организации и
его подчиненность;
- наименование отдела;
- номер дела (тома) по номенклатуре дела;
- заголовок дела;
- дата дела (крайние даты документов, помещенных в дело);
- количество листов в деле;
- срок хранения дела.
2.6.2. Обложка дела оформляется черными чернилами или тушью.
2.6.3. При изменении наименования организации, структурного
подразделения (его подчиненности) или наименования отдела в течение периода,
охватываемого документами дела, на обложке дописывается новое наименование
организации, структурного подразделения или отдела, проставляется дата, а
прежнее наименование заключается в скобки.
2.6.4. Заголовок дела на обложке переносится из номенклатуры
дел организации, согласованной с Экспертно-проверочной комиссией (экспертной
комиссией) архивной организации *.
* Учреждение Федеральной
архивной службы, орган управления архивным делом субъектов Российской Федерации
(соответствующий областной или республиканский архивный орган)
2.6.5. В заголовках дел, содержащих копии документов (приказы,
постановления вышестоящих организаций, протоколы совещаний в вышестоящей
организации и т.п.), указывается их копийность. Подлинность документов дела в
заголовке не оговаривается.
2.6.6. На обложках дела обязательно указывается дата дела:
- для дел, содержащих приказы, постановления, протоколы,
датами дела являются даты подписания или утверждения самого раннего и самого
позднего документа;
- для дел, содержащих переписку, датой начала дела
является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего
документа, а датой окончания - дата самого последнего входящего или исходящего
документа;
- датой личного дела являются даты подписания приказов о
приеме и увольнении лица, на которое оно заведено;
- датой дел, содержащих лицевые счета сотрудников
организации, личные дела уволенных сотрудников, и дел, содержащих планы и
отчеты, является год заведения дела.
Даты приложения к документам не принимаются во внимание.
Если в дело включены документы, дата которых не совпадает
с датой дела, то под графой «Дата дела» делается запись: «В деле имеются
документы за ______ год(ы)».
2.6.7. Обязательным реквизитом обложки дела является указание
количества листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителя дела
(п. 2.5).
2.6.8. Реквизит «Срок хранения дела» оформляется в
соответствии с номенклатурой дел организации.
2.6.9. На корешке обложки дела указывается индекс дела по номенклатуре
дел, номер тома и год его формирования.
2.6.10. Номер тома указывается только в том случае, если
заведено более одного тома. При этом после номера тома в скобках указывается
количество заведенных томов.
3.
ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
3.1. С момента заведения и до передачи в архив организации
дела хранятся у специалистов делопроизводственной службы организации
(структурных подразделений) по месту их формирования.
3.2. Руководители структурных подразделений и специалисты
делопроизводственной службы организации, отвечающие за делопроизводство, несут
ответственность за сохранность документов и дел.
3.3. Дела находятся в рабочих комнатах, располагаются в
запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих
документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения
оперативности поиска документов, дела располагаются в соответствии с
номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещаются на внутренней
стороне шкафа.
3.4. Временное изъятие документов из дел допускается в
исключительных случаях и производится только с разрешения начальника
делопроизводственной службы организации (структурного подразделения) с
обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и указания причины
выдачи подлинника.
3.5. Копии документов, находящихся в делах организации,
выдаются сторонним организациям только с разрешения начальника
делопроизводственной службы организации (структурного подразделения).
3.6. Уничтожение документов, не имеющих научно-исторической
ценности и утративших практическое значение, производится архивом организации в
установленном порядке.
Самовольное уничтожение служебных документов в
структурных подразделениях организации запрещается.
3.7. Специалисты структурных подразделений организации несут ответственность
за сохранность поступивших к ним документов и аккуратное обращение с ними.
4. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ
ОПИСЕЙ ДЕЛ
4.1. Для обеспечения комплектования архива на все завершенные
в делопроизводстве организации дела, подлежащие сдаче в архив (дела
постоянного, временного (свыше 10-ти лет) хранения и по личному составу),
оформленные в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов» и других нормативных актов по делопроизводству, а также разделов 1 и 2 настоящего
Порядка, составляются описи дел (приложение 4).
4.2. Описи дел составляются отдельно на:
- дела постоянного хранения;
- дела временного хранения;
- дела по личному составу.
4.3. Опись дел представляет собой перечень дел с
самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Каждое дело (том)
вносится под самостоятельным порядковым номером.
4.4. В организации, в каждом структурном подразделении, описи
на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным
методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив.
Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для
подготовки сводной описи организации, которую готовит архив и по которой он
сдает дела на постоянное хранение.
Описи дел составляются по установленной форме в двух
экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел
в делопроизводстве.
4.5. При
внесении в опись нескольких томов одного дела пишется полностью заголовок
первого тома, а все остальные тома обозначаются словами «То же» + номер тома.
При этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (дата дела,
количество листов в деле, срок хранения дела). На каждом новом листе в описи
заголовок воспроизводится полностью. Если заведен только один том дела, то
номер тома не указывается в описи.
4.6. Дела в описи систематизируются в соответствии с
номенклатурой дел в организации.
4.7. В опись дел делопроизводственной службы организации
после заголовков дел включаются регистрационные карточки на входящие и
исходящие документы.
4.8. В конце описи делается итоговая запись, в которой
указывается цифрами и прописью количество дел, сдаваемых в архив организации.
4.9. Описи дел печатаются в двух экземплярах и подписываются
руководителем организации, составителем описи (специалистом
делопроизводственной службы) и заведующим архивом организации.
4.10. Один экземпляр описи передается с делами в архив
организации, второй экземпляр остается у специалиста делопроизводственной
службы организации, ответственного за делопроизводство.
4.11. Графа «Примечание» используется для проставления отметок
о приеме дел, особенности их физического состояния, о наличии копий и т.д.
5.
ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ
Комментарии (0)
Чтобы оставить комментарий вам необходимо авторизоваться